Excelで覚えておくと便利な機能

ドロップダウンリスト（データの入力規則）

セルに入力できる値を事前に設定したリストから選ぶことができるようにする機能です。
エラーの可能性を減らし、データの一貫性を保つのに役立ちます。
データの「データの入力規則」から設定できます。

条件付き書式

特定の条件に基づいて、セルの書式を自動的に変更する機能です。
たとえば、値が平均値より高い場合に色を変えるなどが可能です。
ホームタブの「条件付き書式」から設定できます。

ピボットテーブル

大量のデータから、特定の情報を要約し、分析するための強力なツールです。
データの集計、分類、比較が容易になります。
挿入タブの「ピボットテーブル」を選択して作成します。

フラッシュフィル

データ入力のパターンを学習し、そのパターンに基づいて他のデータを自動的に入力する機能です。例えば、名前の列で姓と名を別々に分けたい時などに便利です。
データを部分的に入力してから、Ctrl+E を押すとフラッシュフィルが機能します。

VLOOKUP / HLOOKUP

一つの表やリストのデータに基づいて、別の表やリストから情報を検索する関数です。データの統合や照会に非常に便利です。
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [「TRUE」または「FALSE」]) という形式で使用します。

マクロ

繰り返し行う作業を自動化するために、一連のコマンドや関数を記録し、必要に応じて実行できる機能です。
開発タブの「マクロの記録」を使用してマクロを作成できます。

まとめ

これらの機能を使いこなすことで、Excelでの作業が大幅に効率化され、時間の節約にもつながります。
それぞれの機能については、実際に使ってみることでさらに理解が深まります。
ぜひ試してみてください。

Snipping Tool（スニッピング ツール）って？

今回は、Windowsに標準搭載されている便利なスクリーンショットツール「Snipping Tool」（スニッピング ツール）についてご紹介します。Snipping Toolを使えば、画面の一部を簡単にキャプチャし、画像として保存することができます。
このツールは、日常のパソコン作業で役立つこと間違いなしです。

スクリーンショットを撮る際、特定のウィンドウや画面全体、さらには自由な形でのキャプチャが必要になることがありますが、Snipping Toolはそれらすべてをカバーしています。
さらに、キャプチャした画像に注釈を加えたり、遅延キャプチャを使って複雑な操作をキャプチャしたりすることも可能です。

Snipping Tool（スニッピング ツール）起動の仕方

困ってます

どうやって起動するの？

MN

Snipping Tool（スニッピングツール）は
Windows ロゴ キー を押しながら、Shift + Sキーを押します

MN

またはすべてのアプリから「S」の項目の欄にあります

MN

またはWindowsボタンのとなりの検索に　ｓ　と入れると表示されます

Snipping Toolの主な機能

Snipping Tool（スニッピングツール）は、Windowsに標準搭載されているスクリーンショットツール（画面のコピー）です。

キャプチャモード

フリーフォームスニップ

自由な形で画面の一部をキャプチャできます。マウスを使って任意の形に切り取ります。

矩形スニップ

矩形（四角形）で画面の一部をキャプチャします。クリック＆ドラッグで範囲を指定します。

ウィンドウスニップ

特定のウィンドウをキャプチャします。キャプチャしたいウィンドウをクリックするだけで、そのウィンドウ全体がキャプチャされます。

全画面スニップ

画面全体をキャプチャします。デュアルモニター環境でも両方の画面がキャプチャされます。

遅延キャプチャ

キャプチャを開始する前に数秒の遅延を設定できます。例えば、3秒の遅延を設定すると、3秒後にキャプチャが開始されます。これにより、メニューを開いたり、特定の状態にしたりする時間を確保できます。

キャプチャの編集

キャプチャした画像に対して簡単な編集が可能です。ペン、蛍光ペン、消しゴムツールを使って注釈を入れることができます。

保存と共有

キャプチャした画像をPNG、GIF、JPEGなどの形式で保存できます。また、クリップボードにコピーして、他のアプリケーションに貼り付けることもできます。

メールや他の共有手段で直接共有することもできます。

Snipping Toolの使い方

Snipping Toolはシンプルながら便利なツールで、スクリーンショットを撮る際に役立ちます。
ぜひ、試してみてください。

困ってます

Excelで記号「####」「井桁」がでてきたんだけど？
数字に戻すにはどうすればいいの？

列の幅が小さい　列幅を調整する

「####」はセルに入力された値が表示領域よりも広い場合に表示されることが多いです。
セルの境界線にカーソルを合わせてドラッグし、セルの幅を広げてみてください。

列の幅が小さい　文字を小さくする

「####」はセルに入力された値が表示領域よりも広い場合に表示されることが多いです。
セルを選択し、セルの書式設定の配置から「縮小して全体を表示する」から文字のサイズを小さくし全体を表示させましょう。

適切な表示形式になっていない　数値形式の変更

日付や時刻など、特定の数値形式で表示されるべき内容が適切な形式になっていない場合にも「####」が表示されることがあります。
セルを選択し、[ホーム] タブの [数値] グループから適切な数値形式を選択してみてください。

負の日付や時刻　

Excelでは、通常、負の日付や時刻を表示することはできません。もしセルに負の値が入っている場合は、この問題が原因かもしれません。値を正の数に変更するか、他の方法で対応が必要です。

Excelのエラー表示のまとめ

その他にもExcelを利用していて、エラー表示が出ることがあります。
下記はExcelで一般的に見られるエラーコードの一覧になります。
各エラーコードの意味と一般的な発生例も参考にしてください。

これらのエラーコードは、数式やデータ操作中に問題が発生した際にExcelが表示するものです。
エラーコードはエラーの原因を特定しやすくなり、効率的に問題を解決できるようになっています。

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真室川町の小学生向け社会科副読本「わたしたちの真室川」のデジタルブックを作成いたしました。

デジタル副読本は、主に小学校3年生と4年生の社会科学習をサポートします。
イラストを作成し、真室川町の農業、工場、歴史、町を守る施設、水やごみ処理など、地域のさまざまな側面を楽しく探求できる内容となっています。

本副読本は、地域学習に特化し、生徒たちが社会の一員としての自覚を育みながら地域愛を深めることを目的としています。具体的な写真や地図、年表を用いた解説、それらを通じて子どもたちが自分たちの住む町をより深く理解できるように工夫されています。

また、デジタルブックはパソコン、タブレット、スマートフォンでの表示に対応しており、どこでも手軽にアクセス可能です。さらに、ワークシート形式のリンクを含んでおり、児童が直接情報を記入したり、実際の見学時に活用したりすることができるように設計されています。

この副読本を使うことで、児童はただ読むだけでなく、積極的に町のことを学び、楽しみながら知識を深めることができます。教室でも家庭でも、この副読本が社会科の学びをサポートしてくれます。

新庄市役所前に位置する新田法律事務所様のWebサイトを新たに制作いたしました。

サイトのデザインは、法律事務所の信頼性とプロフェッショナリズムを象徴する紺色とシルバーを基調としています。これにより、看板のシルバーに紺色文字という特徴をWebサイト上でも反映させ、光感ある高級感のある外観を表現しました。

事務所は若手の弁護士さんのため、クラシックな信頼感とは異なる、さわやかさと親しみやすさをサイト全体に散りばめています。このバランスが、困ったときに気軽に足を運べる法律事務所であることを伝えています。

加えて、新田法律事務所の新田弁護士は、地元山形県に対して強い貢献意識を持ち、企業法務を中心に専門性を活かしたサポートを提供します。サイトでは、このような事務所の理念や弁護士の思いが、訪問者にしっかりと伝わるように心がけました。「依頼者のために何ができるかをとことん考え、最善の法律サポートを提供する」という姿勢を、ユーザーに直感的に感じていただける内容となっています。

お困りの際は、どうぞ新田法律事務所にお気軽にご相談ください。

この記事では、初心者でもすぐに使えるExcelでのチェックリストの作成方法を解説します。

見やすいチェックリストの特徴

• 明確なカテゴリー分け　関連するタスクはグループ化して、見出しを用いて区切ります。
• 視覚的な整理　色分けやボーダー、フォントサイズの変更で重要な部分を強調します。
• 進行状況がわかりやすい　チェックボックスや進捗バーを用いて、どのタスクが完了しているか一目でわかるようにします。
• 簡潔性　不要な情報は省き、必要な情報のみを記載してスッキリとさせます。

チェックリストの作り方

STEP1　新しいシートを作成

Excelを開いて新しいシートを用意します。

STEP2　タスクのリストアップ

行にタスクを列挙していきます。必要に応じて列を追加して詳細情報を記入します。

STEP3　チェックボックスの挿入

MN

Excelで初めてチェックボックスを使う場合は、ボタンを画面上に出す設定が必要です。

「開発」タブを有効にする

（リボンの「ファイル」→「オプション」→「リボンのカスタマイズ」で「開発」にチェック）。

「開発」タブから「挿入」を選び、フォームコントロールのチェックボックスを選択し、ドラッグで挿入します。

「チェック1」などの文字列が自動で入力されるので、不要な場合はチェックボックスを右クリックし、「テキストの編集」を選択して文字を削除します。

チェックボックスと文字は別にしたほうが、チェックボックスをコピーして使用する場合に便利です。

STEP4　フォーマットの設定

色分け、太字、フォントサイズの変更を行い、重要な情報を目立たせます。
セルのボーダーを設定して、セクションごとに区切ります。

初めて業務をする人にも分かりやすいチェックリストって？

初めて業務をする人にも分かりやすいチェックリストを作成するためには、特に明確さとシンプルさが重要です。以下に、初心者にも理解しやすいチェックリストを作るためのポイントをいくつか挙げてみます。

分かりやすいチェックリストの特徴

明確な指示

• 具体的で簡潔な言葉を使い、何をどのように行うかを明確に記述します。
• 専門用語や略語は避けるか、用語解説を付け加えることが望ましいです。

ステップバイステップの構成

• タスクを小さなステップに分けて、一つ一つのアクションがクリアになるようにします。
• タスクの順番を論理的に配置し、先に進むための条件が明確であることを確認します。

視覚的なサポート

• アイコンや色分けを利用して、重要なポイントや状況の変化を視覚的に強調します。
• チェックボックスや進捗バーを使って、達成度が一目でわかるようにデザインします。

エラー防止の設計

• よくある間違いや注意点をリストアップし、それらをチェックリストに反映させます。
• 実施すべきでない事項や共通の誤解を明確に避ける指示を加えることも有効です。

タスク管理のチェックリスト例

タスク管理のチェックリストは、日々の業務を効率的に進めるための具体的なタスクを整理し、優先順位をつけて追跡するのに役立ちます。以下に一般的なタスク管理チェックリストの例を示します。

日次タスク

• メールチェックと対応
• 重要な会議の準備と参加
• 前日のタスクリストの未完了項目の確認
• 当日の主要タスクへの取り組み
• 日報の作成と提出

週次タスク

• チームミーティングの準備と実施
• プロジェクトの進捗報告
• 次週のスケジュール計画
• 必要な資料の作成と更新

月次タスク

• 月末報告の作成
• 翌月の目標設定と計画
• 在庫のチェックと必要物資の発注
• チームのパフォーマンスレビューとフィードバックセッション

使用方法

• 各タスクには明確な期限を設定し、チェックボックスを使って完了状況を追跡します。
• タスクの優先度に応じて、色分けやマーカーを使って視覚的に区分します。
• 未完了のタスクは翌日または翌週のリストに引き継ぎ、優先順位を再評価します。
• タスクの進行具合を定期的にレビューし、必要に応じて調整します。

このようなチェックリストを活用することで、日々の業務管理がスムーズになり、タスクの見逃しや遅延を防ぐことができます。また、進捗状況が一目で確認できるため、効率的なタイムマネジメントが可能になります。

まとめ

今回ご紹介した方法でぜひExcelでチェックリストを作ってみてください。業務の質の向上はもちろん、日々の作業がスムーズになることを実感できるはずです。

Wordで業務マニュアルを作成したい

最近読んで良かったなと思う本をご紹介します。
「Wordで誰でもつくれる！ 本当に使える業務マニュアル作成のルール」というこの本。

業務の属人化を防ぎ、スムーズな引き継ぎと従業員の育成に役立つマニュアル作成の重要性について、実際にWordでの作り方も加えながら解説してくれる本でした。

業務マニュアルを作らなければいけないけど、何から始めていいか分からない、そんな方はぜひこの本を参考にしてください。

この本の良かった点は、マニュアル作成の具体的な「段取り」と「業務の見える化」の方法を、初心者でも理解しやすい形で解説している点です。特に印象的だったのは、テンプレートを活用したWordでの作成手順で、これがあれば誰でも簡単に業務マニュアルを作ることができます。

Wordで誰でもつくれる! 本当に使える業務マニュアル作成のルール (DOBOOKS)

つくりやすい・わかりやすい・更新しやすいマニュアルを
プロジェクトの立ち上げからWordでの作成方法、更新・運用のしくみまで、
具体的な方法を解説している本。
テンプレートデータがダウンロードできるのがうれしい。
これをみればWordで業務マニュアルをすぐに作成できます。

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読み進める中で、特によかったのは、Microsoft Wordのような身近なツールを使って、業務マニュアルを作成できる方法が詳しく解説されている点です。Wordは多くの職場で既に導入されているため、新たなソフトウェアを習得する必要がなく、すぐにマニュアル作成を始めることができます。

Wordの基本的な機能だけでなく、テンプレート機能やスタイル管理などを使うことで、誰でも見やすく、使いやすいマニュアルを作成できるようになります。これは、時間やリソースが限られている中小企業にとっても大きなメリットです。

リモートワーク時のマニュアル作成に役立つ

リモートワークが常態化する今、このようなマニュアルはただの文書ではなく、「組織の財産」として、より一層その価値を増しています。マニュアルを通じて業務情報を共有し、チーム全体の力を高めることは、今後の働き方改革において大切です。

しかし、本書が特に強調しているのは、マニュアル作成そのものがゴールではない点です。

重要なのは、個々人のノウハウや知恵を組織全体で共有し、それを生かし続けること。

この本から学んだ多くのポイントを実践に移し、自分の職場でもマニュアルを見直し、更新する機会を持ちたいと思いました。

また、この本は、業務マニュアルの必要性を感じている全てのビジネスパーソンにとって、手元にあると役に立つハズ。

まずはマニュアルは小さく作って使用しながら育てていくのが大事ですね。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

Wordで誰でもつくれる! 本当に使える業務マニュアル作成のルール (DOBOOKS)

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Excelでデータを管理する際、同じデータが重複して入力されてしまうという問題は、意外と多くの人が直面します。特に、大量のデータを扱う場合、一つ一つのセルを目で追ってチェックするのは現実的ではありません。

そこで役立つのがExcelの「COUNTIF関数」です。
この関数を使えば、特定の条件に一致するセルの数を簡単にカウントでき、データの重複を効率的に特定することができます。

この記事では、COUNTIF関数の基本的な使い方を解説していきます。

＝COUNTIF(範囲,検索条件)

COUNTIF関数を使って重複チェックしてみよう

新しい列を追加します

下記の表から「顧客名」列における重複データを見つけましょう。
データの表に新しい列（例えば「重複カウント」という列名）を追加しておきます。
この列は、各顧客名が表全体で何回出現するかを示すために使います。

COUNTIF関数を使用

＝COUNTIF(範囲,検索条件)

関数を挿入します。「fx」
COUNTIFを検索してOKを押します。

確認したい列のデータを選択します。
顧客名の範囲を入れます。

選択した範囲は、「F4」キーを1度押して絶対参照にします。
このあと、他のセルにコピー（オートフィルコピー）をするときに範囲の参照がずれてしまわないようにするためです。

検索の条件は「山田太郎」を選びます。

入力した関数を表の最後の行までコピーします。
これにより、各行について顧客名の出現回数が計算されます。

関数をコピーする

入力した関数を表の最後の行までコピーします。これにより、各行について顧客名の出現回数が計算されます。

重複データの識別

「重複カウント」列で、数値が1より大きい場合、その顧客名は複数回出現していることを意味します。
つまり、それが重複データです。

この方法で、どの顧客名が複数回登録されているかが一目で分かります。

まとめ

ExcelのCOUNTIF関数は、データの重複を特定する際に非常に便利な関数です。
この関数を利用することで、大量のデータの中から特定の条件に一致する項目の数を簡単にカウントすることができます。

今回の記事では、顧客名が重複しているかどうかを確認する具体的な例を通じて、COUNTIF関数の基本的な使い方を学びました。この関数の活用により、データ入力のミスを迅速に発見し、より正確で信頼性の高いデータ管理を実現することが可能です。ぜひ、この便利な関数を活用して、Excelでの作業効率を向上させましょう。

おすすめのExcel本は？

Excel 最強の教科書[完全版] 【2nd Edition】

あらゆる分野のビジネスで即活用できる珠玉のテクニックが満載!。Excel操作で多くの人が悩み、つまずき、そして必要としてきたノウハウやテクニックが載っています。

Excelを普段使っていて、より使いこなしたい方におすすめします。

Excel操作に不安のある初心者の方にはおすすめしません。

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オフィスワークの効率化には欠かせないツール、Microsoft Office。
しかし、多くのユーザーが直面するのが「Microsoft 365（旧称Office 365）（サブスク版）」と「通常のOffice（買い切り版）」の選択問題です。
特に最新の機能を求める法人ユーザーと、コストを抑えたい個人ユーザーでは、どちらを選ぶべきか悩みどころ。

この記事では、両者のメリットとデメリットを詳細に解説し、あなたのニーズに最適な選択肢をご提案します。
新たなPCを購入する際や、Officeのアップグレードを考えている方には特に役立つ情報満載です。
では、サブスクリプションモデルと買い切りモデル、どちらが本当にあなたにとってベストなのでしょうか？

法人はMicrosoft365（Office365）がおすすめ

Microsoft 365と通常のOfficeの大きな違いは365はサブスクリプションで定額を支払うことでその期間だけ使用可能になります。
Office2023などは買い切りで期間の制限なく永続的にサービスを利用可能。

Microsoft 365（旧称Office 365）

メリット

①常に最新のver（バージョン）で使用できる。
②TeamsやOnedriveなどが利用可能。
③短期の利用ならコスト的に安くなる。
④タブレットやスマートフォンでも使用できる

デメリット

サブスクリプション契約なので、使用するために継続的に費用がかかる。

例）Microsoft 365 Personal　¥14,900/年 or ¥1,490/月
１ユーザー同時に５台のデバイス。1 TB のクラウド ストレージ

法人向けでは　Microsoft 365 Apps for business　¥1,236 １ユーザー/月

通常Office

メリット

①購入後追加費用なしでずっと使える
②一度インストールすればネットがない環境でも使用可能。

デメリット

購入段階の状態からバージョンアップされないため新しく追加された機能や改良された部分が利用できません。Windows10のようにサポート期限がある。例えばOffice2021は、2026年10月13日まで。

例）Office Home & Business       買い切り　約44,000円

Microsoft Office Home & Business 2021(最新 永続版)|カード版|Windows11、10/mac対応|PC2台

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Microsoft365（Office365）vs 通常Office

つまり4年以上使うと買い切りのほうが安くなる計算ですが、法人ではWeb会議機能やリモートワーク、クラウドが含まれていて、セキュリティの面でも常に最新verで運用できるサブスク型のほうがおすすめとなります。
社員が増えたりした場合にも柔軟に対応できます。

個人ではクラウドやweb会議が必要か、ネット環境はあるのか、どれくらいOfficeを使うかによってどちらかがいいかは変わると思います。新品のPCであればOfficeも一緒についてくることもあります。

どうしてもコストを抑えたい場合

WPS Office (Word互換、Excel互換、Powerpoint互換ありのソフト)という商品があります。

WPS Office

WPS Office 2 シリーズ最上位版

WPS Office 2 PDF Plusは、文書作成 / スライド作成 / 表計算 /
PDF編集・変換機能を搭載した総合オフィスソフト版です。
高い互換性と操作性・Microsoft Office 2007以降の拡張子を含むファイル形式に対応し、WPS Office 2 は高い互換性、ファイル再現度を実現。

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通常Officeと互換性がありますが、フォントが限られていたりグラフの種類が少なく立体表示などができないため、そういったものが含まれている場合表示が崩れる可能性があります。
また高度な関数などもつかえません。見た目を重視してプレゼン資料などを作りたい場合はやはりOfficeのほうが間違いないです。

多くの機能は利用しない、一般的な事務作業で利用できればいいというのであればまったく問題はありません。

ただOfficeと違ってメールソフトが入っていないためそこは別のメールソフトを使用する必要があります。

まとめ

この記事では、Microsoft 365（旧Office 365）と通常のOffice買い切り版の主な違いとそれぞれのメリットデメリット解説しました。

結論として、法人ユーザーにはクラウドサービス、リモートワーク支援、セキュリティの面で常に最新の機能を利用できるMicrosoft 365が推奨されます。
一方、個人ユーザーであれば、使用頻度や必要機能にもよりますが、コストを重視するならWPS Officeのような代替ソフトも適切な選択肢となり得ます。

どちらのオプションを選ぶかは、あなたの具体的なニーズ、予算、使用環境で変わります。
新機能へのアクセスとアップデートの重要性を評価し、長期的なコストを考慮した上で、最適な選択をすることが重要です。

Office製品選びは単なる購入以上の意味を持ち、ビジネスや日々の作業効率に直接影響を及ぼしますので、慎重に選んでください。

ビッグキーワードとは？

ビッグキーワードとは、高い検索ボリュームを誇り、多くの企業が上位表示を狙っている一般的なキーワードのことです。例えば、「健康食品」や「自動車保険」などがこれに該当します。これらのキーワードは魅力的ですが、競争が激しく、新しいまたは中小の企業が検索結果の上位に登場することは難しいです。

セカンドキーワード戦略とは？

セカンドキーワード戦略は、ビッグキーワードを基盤としながら、より特定的で検索ボリュームが少ないキーワードに焦点を当てるアプローチです。これらは「ロングテールキーワード」とも呼ばれ、特定のニーズや質問に対する答えを提供するのに適しています。例えば、「健康食品 おすすめ ローカロリー」や「自動車保険 比較 若手ドライバー」などです。

ロングテールキーワードって？

ロングテールキーワードは、検索エンジン最適化（SEO）において重要な役割を果たします。これらは、通常、3語以上のフレーズで構成され、特定のトピックやニーズに対する具体的な検索クエリを反映しています。

なぜこの方法が効果的なのか？

目標とするオーディエンスに直接リーチ

セカンドキーワードは、特定の悩みやニーズを持つユーザーをターゲットにしています。そのため、より関連性の高いトラフィックを引き込むことができます。

競争が少ない

ニッチなキーワードは競争が少ないため、上位表示しやすくなります。

高いコンバージョン率

検索者の意図に密接に合致するコンテンツを提供することで、コンバージョン率が向上します。

まとめ

中小企業がビッグキーワードに加えてセカンドキーワードを戦略的に利用することで、特定のニッチ市場に効果的にアプローチし、その結果、ブランド認知度の向上、ターゲット顧客層の拡大、売上増加を実現できます。

中小企業がSEOで競合と差別化を図るには、ビッグキーワードだけでなく、セカンドキーワードを巧みに組み合わせる戦略が有効です。このアプローチにより、特定のニーズを持つターゲットにリーチし、ビジネス成長のための新たな道を切り開くことができます。

ぜひ挑戦してみてください。